Waarom Shopify elke kandidaat vraagt om zijn of haar levensverhaal te vertellen

Anita Chauhan (00:17)

Hallo, en welkom bij de aflevering van deze week van de podcast „Looks Good On Paper”, mogelijk gemaakt door Willo. Vandaag is Simran Siddhu bij ons te gast. Zij is een HR- en talentmanager die haar carrière heeft gewijd aan het vanaf de grond opbouwen van de wervings- en HR-afdelingen bij startups en scale-ups. Momenteel werkt ze bij Shopify, waar ze leiding geeft aan de werving van talent voor de commerciële afdeling. Daarvoor bekleedde ze functies op het gebied van talentwerving en HR-operaties bij bedrijven als Relay, Pocket HR en Out of Office HR.

Ze is zeer actief in de HR- en talentgemeenschap in heel Toronto, wat ook best gek is, want ik heb haar tot nu toe nog nooit ontmoet, terwijl we allebei al zo lang in deze sector zitten. Maar wat ik echt geweldig vind aan wat ik online heb gezien en wat ik over je heb gehoord, Simran, is dat je bekend staat om je openheid over loopbaanonderbrekingen, burn-out en wat het eigenlijk betekent om een carrière op te bouwen die niet de rest van je leven in beslag neemt.

Heb ik iets gemist in je inleiding? Hoe ben je hier terechtgekomen?

Simran Sidhu (01:11)

Nee, dat is geweldig. Dat was een perfecte inleiding. Ja, ik vind het superleuk om hier te zijn. Bedankt voor de uitnodiging. Ja, ik ben al een tijdje actief in de wereld van talentmanagement. Er valt nog zoveel te leren, maar ik heb er echt zin in om te delen wat ik tot nu toe heb geleerd.

Anita Chauhan (01:25)

Geweldig, geweldig, en ik weet dat het een beetje zo’n ding is waarbij – net als bij Talent – de mensen met wie we werken veranderen en de behoeften veranderen. Dus, weet je, ik zie dat er een aantal echt geweldige mensen uit de community – uit Noord-Amerika, de EU en het VK – in de podcast te gast zijn, en het is zo interessant omdat ze allemaal, hoe lang ze ook al meedraaien, altijd zeggen: „Ik ben nog steeds aan het leren.”

Simran Sidhu (01:50)

Ja, ja, vooral nu AI in opkomst is. Het is net alsof je een week lang met je neus op het werk zit en dan al bijna achterloopt. Dan denk ik: „Wat is er deze week allemaal gebeurd?” En dan besef ik: „Jeetje, ik heb die nieuwe tool of zo gemist.” Het verandert dus voortdurend, en zelfs van jaar tot jaar is het waanzinnig om die verandering te zien.

Anita Chauhan (02:26)

Wat is de grootste fout die bedrijven steeds weer maken bij het aannemen van personeel, ook al is het duidelijk dat het niet werkt?

Simran Sidhu (02:31)

Ja, dit is echt interessant. Ik heb er even over nagedacht, want het lijkt wel alsof er zoveel zijn. Maar wat mij opvalt, is dat beslissingen gewoon te traag worden genomen. En laat me dat even toelichten. Veel wervingsmanagers trappen in de valkuil van: „Ik wil gewoon nog even verder zoeken.” Ze willen zien wat er nog meer te vinden is en hopen dat er misschien nog iemand beters langskomt.

Maar de beste kandidaten blijven niet altijd wachten, en besluiteloosheid kan erg kostbaar zijn. Een groot deel van het probleem is dus dat wervingsmanagers vaak nog geen duidelijk beeld hebben van wat ‘uitmuntend’ precies inhoudt, voordat ze hun proces starten en beginnen met sollicitatiegesprekken. Wat ik heel vaak zie gebeuren, is dat we een sterke eerste groep kandidaten krijgen. Ik ben bezig met werving, ik heb andere bronnen die op zoek zijn naar een geheel nieuwe talentenpool, maar de wervingsmanager heeft nog geen maatstaf ontwikkeld voor wat ‘uitmuntend’ precies inhoudt. Daardoor krijgen ze niet de urgentie die ze verdienen. Pas nadat ze een paar kandidaten hebben ontmoet die niet zo goed bij de functie passen, kijken ze terug en beseffen ze: die eerste groep was eigenlijk heel sterk. Maar tegen die tijd zijn deze mensen al verder gegaan of hebben we ze afgewezen omdat we twijfelden.

Simran Sidhu (03:32)

Dus ik dacht: hoe los je dit op? En ik denk dat het in theorie simpel is, maar je moet van tevoren goed doordenken wat ‘uitmuntend’ precies inhoudt voor die functie. Op die manier herken je het meteen als je het ziet en kun je snel handelen. Je denkt dan: ‘Ik weet dat dit de persoon is die ik wil aannemen.’ En je moet goed doordenken hoe ‘uitmuntend’ eruitziet qua vaardigheden – dat moet je echt tot in de puntjes uitwerken. En aan de andere kant: hoe ziet ‘uitmuntend’ eruit qua geschiktheid, of dat nu gaat om de cultuur of de teamomgeving? Welke eigenschappen moet deze persoon bezitten om hier succesvol te zijn? En door een heel duidelijke beoordelingslijst te hebben en daar samen met je team grondig over na te denken – wie is de juiste persoon die in deze functie zal slagen – zorg je ervoor dat je tijdens het sollicitatiegesprek meteen denkt: ‘Ja, absoluut!’, in plaats van: ‘Tja, ik weet het niet zeker’, waarna je maandenlang in onzekerheid blijft hangen.

Anita Chauhan (04:58)

Kunnen ze dat überhaupt altijd in verband brengen met het bedrijf zelf?

Simran Sidhu (05:02)

Ja. Het gaat ook om de vraag: wat heb je nu direct nodig, maar wat heb je over een jaar nodig als het bedrijf verandert? En over twee jaar: is deze persoon dan nog steeds dezelfde persoon? Je moet dus in- en uitzoomen en je afvragen: wat is het directe probleem en welke toekomstige problemen gaat deze persoon oplossen? Daar moet je duidelijkheid over krijgen. En ja, daar is wat reflectie voor nodig en dat moet je van tevoren echt stimuleren bij je wervingsmanagers.

Anita Chauhan (05:26)

Absoluut. En ik denk ook dat – ik ben zelf ook wel eens wervingsmanager geweest – elke afzonderlijke bedrijfsfunctie binnen een bedrijf zijn eigen behoeften heeft waaraan moet worden voldaan. Dat zijn dus de zaken waar we een evenwicht in moeten vinden. Ik waardeer dat enorm, want de afgelopen drie seizoenen heeft eigenlijk niemand dit antwoord gegeven. We horen het ook steeds vaker: je wijst iemand af als hij op het eerste gezicht niet geschikt lijkt, en dan kom je er uiteindelijk toch op terug? Dat ziet er vanuit het perspectief van employer branding niet goed uit. En dan zie ik op Reddit-forums en in dat soort berichten reacties als: ‘Ik heb de sollicitatieprocedure doorlopen en maandenlang op antwoord gewacht.’ Dit is dus niet alleen een probleem voor het bedrijf, maar het heeft ook gevolgen voor de externe merkimago.

Simran Sidhu (06:22)

Ja, en ja, en daarom hoor je mensen soms zeggen: „Ik zie deze vacature al maanden staan en hij wordt steeds opnieuw geplaatst.” Soms komt dat doordat de wervingsmanager niet goed op de hoogte is, toch? Dat kan ook een antwoord zijn op vragen van sollicitanten, zoals: „Waarom staat deze vacature er nog steeds?” Maar soms heb je gewoon – je hebt dit probleem al vanaf het begin gehad en dat heeft gevolgen voor de rest van het proces. Dan ben je eigenlijk op zoek naar een speld in een hooiberg, terwijl je het vanaf het begin beter had moeten aanpakken.

Anita Chauhan (07:32)

Oké, dan gaan we nu verder met vraag nummer twee. Wat is een verborgen vooroordeel dat bedrijven onbewust hebben, zelfs als ze denken dat ze vooruitstrevend te werk gaan bij het aannemen van personeel?

Simran Sidhu (07:42)

Ja, ik heb dit zo vaak gezien, maar ik heb het gevoel dat het nu minder het geval is: de aanname dat grote techbedrijven de beste kweekvijver voor talent zijn. Ik denk dat dit jaren geleden logisch was, toen die organisaties nog slanker waren en je daar een buitenproportionele impact kon hebben. Maar veel van deze bedrijven hebben tegenwoordig veel hiërarchische lagen en zijn organisatorisch complex, waardoor het erg moeilijk is om het soort vindingrijke, impactvolle vaardigheden te ontwikkelen waar je misschien naar op zoek bent.

Het resultaat is dus dat je vooral veel gemiddelde kandidaten hebt in plaats van uitblinkers. En ik heb veel van hen geïnterviewd, dus ik denk dan: ze komen gewoon een beetje saai over, terwijl ze zo’n geweldig logo achter zich hebben. Mijn advies aan wervingsmanagers is dan ook altijd om de zoektocht te verbreden. Natuurlijk kun je iemand van hier of daar willen, maar laten we eropuit gaan en gewoon met mensen uit allerlei verschillende sectoren en bedrijven van verschillende grootte praten, en ons vooral richten op de kernvaardigheden en eigenschappen die de functie vereist. En achtergrond in de sector kan een factor zijn, maar het mag geen filter zijn dat je kandidatenpool al zo vroeg beperkt. Bij Shopify doen we dat heel goed: we praten met kandidaten uit alle sectoren en bedrijven, want voor ons telt vooral de bewezen impact die ze hebben weten te realiseren.

Simran Sidhu (09:05)

En even een persoonlijk verhaal — ik herinner me dat ik in het begin van mijn carrière in de recruitment op zoek was naar iemand voor een senior functie, en het management stond er echt op dat die persoon een achtergrond in de consultancy zou hebben. Op het eerste gezicht klonk hun redenering heel logisch. Consultants werken ontzettend hard. Ze zijn flexibel en kunnen zich heel snel inwerken in een nieuwe sector. Maar naarmate ik meer en meer consultants interviewde, viel het me steeds vaker op: ze waren gewoon niet echt op één lijn wat betreft de impact en de uitvoering. Consultants zijn echt geweldig in het uitvoeren van al het werk en het voorstellen van alle oplossingen, maar daarna gaan ze weer verder. Dat is de aard van hun werk. Dus we zagen die kloof steeds weer naar voren komen tijdens de sollicitatiegesprekken. Uiteindelijk hebben we de persoon aangenomen, en inderdaad, dezelfde zorg kwam weer naar boven zodra de persoon bij ons in dienst trad.

En ik denk dat het voor de manager en voor mij een heel goede leerervaring was. Als ik zo’n situatie nu weer zou tegenkomen, zou ik meteen ingaan op het ‘waarom’ hierachter — waarom dit misschien niet zou werken en waarom we onze zoektocht zouden moeten verbreden. Even ter herinnering: duidelijkheid over wat de functie daadwerkelijk vereist, gaat voor op welke voorkeur dan ook met betrekking tot iemands afkomst.

Anita Chauhan (12:22)

Oké, bedankt. En dan nu punt drie: als je plotseling cv’s uit je wervingsproces zou schrappen, hoe zou dat er dan uitzien?

Simran Sidhu (12:33)

Ik vind deze vraag geweldig, want het is eigenlijk een heel belangrijke reden waarom ik bij Shopify ben gaan werken. En ik denk dat het lijkt op wat Shopify doet met wat we ons ‘levensverhaal-interview’ noemen. Daarmee wordt de focus echt verlegd van functietitels en bedrijfsnamen naar de dingen die daadwerkelijk succes voorspellen. Ik wil het verhaal van de kandidaat horen. Zoals: welke opleiding hebben ze gevolgd? Waarom hebben ze daarvoor gekozen? Wat waren enkele van hun eerste baantjes? Echt goed nadenken over hoe ze beslissingen hebben genomen, waar ze trots op zijn, waar ze hebben gefaald en wat ze daarvan hebben geleerd, en gewoon hun hele traject doornemen.

De reden hiervoor is dat gedrag uit het verleden en de geschiedenis tot de sterkste indicatoren behoren die we hebben voor toekomstige prestaties. Een cv reduceert dat min of meer tot logo’s, en dan komen die vooroordelen naar voren.

Simran Sidhu (13:24)

En eerlijk gezegd is iets waar we bij Shopify veel over praten dat, dankzij AI, de meeste mensen tegenwoordig de meeste dingen redelijk goed kunnen doen. We verwachten dat je het werk kunt doen en het goed doet — je hebt een hele reeks hulpmiddelen tot je beschikking die je daarbij helpen. Waar ik dus echt op let als ik deze interviews over levensverhalen afneem, is smaak, inzicht en eigen initiatief — mensen die niet alleen kunnen uitleggen wat ze doen, maar ook waarom ze die beslissingen nemen.

Je kunt wel iets invoeren in Claude of ChatGPT, maar begrijp je ook echt waarom je die prompt invoert? Kun je die informatie vervolgens doorgeven aan het managementteam? Wat willen zij zien, en wat wil jouw team zien? Hoe een kandidaat op dit moment denkt, is net zo belangrijk als wat hij of zij heeft gedaan.

Simran Sidhu (14:11)

De echte vraag die ik dus uit die sollicitatiegesprekken probeer te halen, is: heb ik, op basis van alles wat ik hoor over hoe deze persoon te werk is gegaan, de impact die hij of zij heeft gehad, de keuzes die hij of zij heeft gemaakt en hoe hij of zij zich heeft ontwikkeld, voldoende aanwijzingen om te geloven dat hij of zij hier zal slagen? En als het antwoord ja is, wordt de naam van het bedrijf een stuk minder relevant. Ik heb wel eens mensen aangenomen van bedrijven waar ik geen flauw idee van had, maar hun levensverhalen waren fenomenaal en ze beschikten over alle benodigde eigenschappen en vaardigheden.

En dat sollicitatiegesprek bij Shopify is echt een belangrijk gegeven. Als ik naar het management ga en zeg: „Hé, ik heb deze persoon een volmondig ‘ja’ gegeven na hun levensverhaal-sollicitatiegesprek”, dan weegt dat heel zwaar. Het is ook zo’n leuk gesprek om te voeren — het is zo onconventioneel. Ik mag een uur lang met iemand zitten praten over zijn of haar verhaal en dat is echt heel fijn om te doen. Ik geniet er eigenlijk echt van. Ik vind het niet vermoeiend. En ik krijg veel feedback van kandidaten, zoals: „Wauw, ik voelde me echt als een mens behandeld.” Mensen willen meer over mij weten. Ik hoop dat meer bedrijven dit voorbeeld volgen, want het is echt een geweldige manier om mensen aan te nemen.

Anita Chauhan (17:08)

Oké. Laten we nu verdergaan met onze verrassingsvraag. We weten dat AI een enorme opmars maakt. Bedrijven gebruiken het om sollicitanten te screenen, en sollicitanten gebruiken het om te solliciteren. Het is echt lastig om goede signalen op te pikken die aangeven wie een geschikte kandidaat zou kunnen zijn. Hoe zou je het vertrouwen in het wervingsproces vergroten? Hoe weet je bijvoorbeeld of je de juiste persoon aanneemt, of op wat voor soort signalen let je op dit moment?

Simran Sidhu (17:34)

Ja, ik denk dat er een paar dingen zijn. Het klinkt misschien grappig, maar als ik een mens zie en een menselijke reactie krijg – het maakt me bijvoorbeeld niet eens uit of er een spelfout in staat, dan denk ik: oké, prima – dan merk ik bijna altijd wanneer je AI hebt gebruikt. Als ik sollicitaties doorneem, zegt iedereen hetzelfde en beginnen alle cv’s op elkaar te lijken.

Dus heb ik de optie om te videobellen toegevoegd, zodat ik de persoon kan zien en kan horen wat hij of zij te zeggen heeft — en tegen de mensen die dat doen, zeg ik dan: ik ben zo blij dat jullie dit hebben gedaan. Het is bijna een manier om een band op te bouwen, want dan denk ik: ik zie dat je een mens bent. Je hoeft niet eens een script te volgen. En dat geldt ook voor sommige van onze schermen – we hadden een discussie als team, in de trant van: ‘Hé, nu kunnen we zien hoe de ogen van kandidaten zo gaan bewegen en dat ze een script voorlezen, of dat er een AI-bot bij het gesprek zit die hen na elke vraag vertelt wat ze moeten zeggen.’

Simran Sidhu (18.30 uur)

Zelfs als je dat gewoon even aankaart, in de trant van: „Hé, ik zie dat je iets voorleest, of gebruik je een tool?” Dan gaan sommige kandidaten ineens heel defensief reageren. Maar wat we eigenlijk heel graag zouden willen horen, is iets als: „Ja, ik gebruik deze tool inderdaad, en dit is wat hij doet.” We geven eigenlijk echt de voorkeur aan die eerlijkheid en dat enthousiasme over een AI-tool. Want dat sluit aan bij de waarden van Shopify. We willen mensen die enthousiast zijn en AI willen gebruiken, maar die gewoon van tevoren open zijn over hoe ze het gebruiken.

En ook even een herinnering om gewoon menselijk te blijven. Er wordt zo veel gesproken over frauduleuze sollicitaties, over kandidaten met wie je praat die niet eens echt bestaan. Mensen zijn nu dus op zoek naar echte mensen. Het is heel belangrijk dat je gewoon jezelf bent en het script loslaat.

Simran Sidhu (19:18)

Bij Shopify zeggen we zelfs dat we van je verwachten dat je AI gebruikt. Gebruik AI dus gerust bij je opdrachten. Maar vertel ons wel hoe je het hebt gebruikt. Waar heb je het voor gebruikt? Hoe heb je de AI aangestuurd? Daar willen we ook graag meer over horen. In tegenstelling tot iemand die gewoon zegt: „Nee, dat heb ik niet gedaan“ — nou, wij weten wel dat je het wel hebt gedaan.

Anita Chauhan (20:09)

Absoluut. Weet je, de beste bedrijven begrijpen dat AI een hulpmiddel is en geen vervanging, en dat je tijdens het hele proces gewoon menselijk kunt blijven. Nou, dat waren al mijn vragen. Heel erg bedankt, Simran. Dit was geweldig. Ik vind de manier waarop je over werving en het proces denkt fantastisch, en ik kijk er echt naar uit om dit met de wereld te delen. Nogmaals bedankt voor je deelname.

Simran Sidhu (20:26)

Bedankt voor de uitnodiging. Dit was zo leuk. Ik heb er echt heel erg van genoten.