Hoe de stad Long Beach met Willo het wervingsproces op grote schaal heeft gestroomlijnd
De uitdaging: personeel werven voor een hele stad, tegelijkertijd, op grote schaal en terwijl er veranderingen plaatsvinden
De stad Long Beach vult vacatures niet één voor één in. Op elk willekeurig moment hebben teams tientallen vacatures tegelijk in behandeling, variërend van administratief medewerkers op instapniveau tot afdelingshoofden en gespecialiseerde technische professionals, waarbij sommige functies meer dan 1.000 sollicitanten trekken. Het terugbrengen van elke groep sollicitanten tot een shortlist van vijf of zes kandidaten was uitgegroeid tot een meerdaagse klus van het inplannen van telefoongesprekken en handmatige coördinatie.
Door een structurele verandering was er geen ontkomen meer aan. In het kader van Maatregel JB, een hervorming van het stadsstatuut, werden HR en het ambtenarenapparaat samengevoegd tot één afdeling. Van de ene op de andere dag groeide het wervingsteam van 9 medewerkers naar meer dan 20. Hun bestaande bedrijfsplatform moest hieraan kunnen voldoen: de ondersteuning was onpersoonlijk en traag, de gebruikerservaring was star en de kosten waren onevenredig hoog. Het team had behoefte aan een schaalbare, kandidaatvriendelijke oplossing die ook kon voldoen aan de normen op het gebied van gelijkheid en naleving die gelden voor werving in de publieke sector.
Tegelijkertijd groeide de afdeling. In het kader van Maatregel JB, een hervorming van het stadsstatuut, werden HR en de ambtenarenzaken samengevoegd tot één afdeling, waardoor het team voor personeelswerving groeide van 9 medewerkers naar meer dan 20.
Waarom Willo: responsieve ondersteuning, een betere ervaring voor kandidaten en een redelijke prijs
Omar Ramos, hoofd administratie bij de gemeente Long Beach, ontmoette Euan van Willo op HR Tech 2024. Hij wist al precies wat hij zocht — en een week later bevestigde een demo dat Willo de juiste keuze was. In vergelijking met hun bestaande bedrijfsplatform bood Willo een aanzienlijk intuïtievere gebruikerservaring, flexibele opties voor kandidaten (waaronder reacties die uitsluitend uit audio bestaan) en ondersteuning door echte mensen die binnen enkele uren reageerden, in plaats van dagen. De keuze was duidelijk.
De oplossing: een uniforme screening in alle afdelingen, met een persoonlijke benadering bij elke stap
Willo werd getest binnen het niet-vertrouwelijke deel van het wervingsproces van de stad (ongeveer 40% van de functies) en bood een alternatief voor telefonische screening voor functies variërend van administratieve ondersteuning tot het niveau van afdelingsmanager. Wervingsmanagers uit verschillende afdelingen, van wie velen nog nooit een gestructureerd screeninginstrument hadden gebruikt, konden functiespecifieke assessments opstellen en met minimale inwerkperiode beginnen met het beoordelen van kandidaten. Het gebruik breidde zich op natuurlijke wijze uit naarmate er nieuwe wervingsbehoeften ontstonden.
Voor de kandidaten betekende deze ervaring een belangrijke stap vooruit. In plaats van een telefoongesprek waarbij ze slechts één kans kregen, konden sollicitanten reageren via video of audio, op hun eigen tempo pauzeren en doorgaan, zich voorafgaand aan de opname voorbereiden en afzonderlijke antwoorden opnieuw opnemen. Voor een stad met een brede en diverse bevolking droeg die flexibiliteit rechtstreeks bij aan de doelstellingen op het gebied van gelijkheid, doordat elke kandidaat een echte kans kreeg om zichzelf te presenteren, ongeacht zijn of haar agenda, vaardigheden of vertrouwdheid met technologie.
Tijdens de implementatie en daarna bood het Willo-team praktische ondersteuning, waaronder een toegewijde Enterprise Customer Success Manager en 24/7 technische ondersteuning, waardoor het team nooit in de wacht werd gezet wanneer er zich tijdens live sessies met kandidaten problemen voordeden.
De resultaten: snellere werving, meer gelijkheid en een partnerschap dat is gericht op de lange termijn
Willo werd voor het eerst ingezet voor het niet-geclassificeerde deel van het personeelsbestand van de City: functies die buiten het geclassificeerde ambtenarenstelsel vallen, variërend van tijdelijke, seizoensgebonden en deeltijdbanen tot aanstellingen op basis van vrijwilligheid en leidinggevende functies. In het kader van een bredere modernisering van het wervingsproces van de City is de tijd die nodig is om iemand aan te nemen gedaald van 6 tot 8 maanden naar gemiddeld 90 werkdagen, waarbij Willo’s eenrichtingsvideo-assessments teams helpen de sterkste kandidaten te selecteren nog voordat iemand de interviewruimte binnenstapt.
Persoonlijke sollicitatiegesprekken blijven van cruciaal belang: ze maken deel uit van ongeveer 90–95% van de aanwervingen, hoewel voor sommige functies op instapniveau een Willo-assessment op zich al voldoende is. En dankzij de mogelijkheid om meer dan 1.000 sollicitanten voor één functie te screenen zonder ook maar één telefoontje te hoeven plegen, kunnen wervingsteams hun tijd nu besteden aan het ontmoeten van de kandidaten die de grootste kans op succes hebben.
Wat moeilijker te meten is, maar net zo belangrijk, is de verandering in de ervaring van kandidaten. Dankzij de flexibiliteit om op hun eigen manier een opname te maken, de tijd te nemen om zich voor te bereiden en te kiezen voor audio of video, is de groep mensen die zich goed kan presenteren aanzienlijk groter geworden. Wervingsmanagers krijgen al een goed beeld van de energie en geschiktheid van een kandidaat nog voordat er ook maar één gesprek heeft plaatsgevonden.
Wat nu?: Uitbreiding naar vertrouwelijke functies verkennen en één uniform wervingssysteem opzetten
Nu het model zijn waarde heeft bewezen bij de werving van niet-geclassificeerd personeel, onderzoekt de stad Long Beach momenteel de mogelijkheid om de rol van Willo uit te breiden naar de werving van geclassificeerd personeel, functies die 60% van de vacatures binnen de organisatie uitmaken.
